Protocollo

Il cittadino o persona giuridica che deve presentare domande, istanze, documenti diretti all’ente;

tutti i cittadini che necessitano di consultare e ottenere il rilascio, su richiesta, di copie di atti e/o documenti conservati nell’archivio.

La protocollazione consiste nell'attività di registrazione di un documento a un protocollo. Si tratta di un'operazione – regolamentata anche dal DPR 445/2000 TU – in cui i documenti ricevuti o spediti vengono inseriti all'interno di un registro (il protocollo).

Secondo quanto previsto dall'art. 53 comma 5 del DPR 445/20000 TU sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici.
Tutta la corrispondenza diretta all’Ente passa tramite questo ufficio per essere protocollata, classificata, inserita in fascicoli, assegnata ai Servizi di competenza.

Svolge il duplice ruolo di funzione giuridica, attestando l’esistenza di un determinato documento dal quale discendono diritti e doveri nei confronti dell’Amministrazione e di terzi, e di gestione dei flussi documentali in entrata ed uscita da e verso l’Ente.

Inoltre, specificatamente tra i compiti dell'Ufficio Protocollo:
assegnazione e smistamento ai vari uffici del Comune di documenti in entrata o interni, ai fini di un corretto svolgimento delle attività amministrative e lavorazione e gestione contabile della corrispondenza cartacea in uscita prodotta dagli Uffici Interni e destinata a terzi.

Il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata fino a querela di falso, ed è parte costitutiva della giuridicità di un atto.

Le modalità previste per la presentazione di istanze sono:

- casella di Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) dell’Ente comune.trecastelli@emarche.it con rilascio delle rispettive attestazioni di ricevuta e consegna SOLO ED ESCLUSIVAMENTE se la richiesta perviene da casella PEC (PEC/PEC);
- casella e-mail ordinaria (non PEC) protocollo@comune.trecastelli.an.it.

Si ottiene la registrazione in ordine cronologico di tutti gli atti di corrispondenza in entrata ed indirizzati al Comune di Trecastelli, che possono pervenire all’ufficio in formato cartaceo, P.E.C. e Posta Elettronica standard.
La registrazione consiste nell'attribuzione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, di un numero progressivo con relativa data di protocollazione e rispettiva classificazione (ossia assegnazione ad una specifica categoria e classe in base alla natura del documento o al tipo di procedimento amministrativo al quale fa riferimento), individuando ciascun atto in modo inequivocabile e assegnandolo agli uffici competenti.

Dopodiché si ottiene risposta alle istanze o alle richieste presentate.

La consegna di documentazione all'ufficio protocollo non prevede costi a carico del cittadino, fatti salvi bolli e diritti richiesti da altri uffici.

Tra le categorie escluse dalla registrazione obbligatoria a protocollo troviamo:
Gazzette ufficiali;
Bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione;
Note di ricezione delle circolari;
Materiali statistici;
Atti preparatori interni;
Certificazioni anagrafiche;
Giornali;
Materiali pubblicitari;
Ferie, certificati medici del personale, ecc.